Splits de Outlook 2003 inbox over meerdere pst bestanden

 klik een ster om te waarderen

Waarom meerdere PST bestanden?

Standaard komen alle e-mails binnen in de inbox. De inbox is onderdeel van het default PST (de engelstalige extensie van de file) of -in het Nederlands- gegevensbestand. Als u niets aanpast aan de default instellingen, wordt dit een enorm bestand waar al uw e-mails in staan. U kunt zich voorstellen dat bij een crash al uw e-mails verdwenen zijn!

Het aanmaken van meerdere gegevensbestanden en daar uw e-mails over te verdelen, is de eerste stap naar een verstandig back-up plan voor uw correspondentie.

In het kort

Uw e-mails blijven binnen komen in uw inbox. Vervolgens verplaatst u ze handmatig of automatisch naar een andere PST file. Deze bestanden kunt u bewaren op een dvd, cd-rom, externe harde schijf of in de cloud.
U kunt de bewaarde bestanden op een andere computer met Outlook weer inladen.
Hieronder wordt uitgelegd hoe u nieuwe PST bestanden maakt en er mee werkt.

Open het gegevensbestandsbeheer

Onder het bestand menu vindt u het Gegevensbestandsbeheer...

Het overzicht

In dit venster kunt u nieuwe PST bestanden aanmaken (toevoegen), wijzigen (instellingen), verwijderen of als standaard instellen.
Als standaard instellen houdt in dat daar de e-mails binnen komen.
De knop Map openen... opent de folder waar u uw eigen pst bestanden bewaard.

Klik op toevoegen om uw eerste eigen gegevensbestand te maken. Onderstaand scherm opent. Kies voor de bovenste optie. De onderste optie werkt met oudere versies van Outlook.

Klik OK en kies een locatie voor uw PST bestanden. Ik heb deze folder op gedeelde (shared) locatie staan op de server.
Vul bij Bestandsnaam een duidelijke beschrijvende bestandsnaam in die aangeeft wat het thema van de e-mails is, bijvoorbeeld: 'sportschool2011'. Hier bewaart uw dan uw sportschool gerelateerde e-mails in van het jaar 2011.

In het volgende scherm geeft u de naam aan die u in het overzicht zult zien. Dit is niet de bestandsnaam zoals hier boven is behandeld, maar meer een titel. Eventueel kunt u uw bestand beschermen met een wachtwoord.

Klik op OK om weer terug te komen in het overzicht. Uw nieuw aangemaakte gegevensbestand staat in de lijst. In het voorbeeld van deze tutorial is dat 00-test helemaal onderaan.

Klik op Sluiten om terug te keren naar Outlook. Onder uw Inbox is uw nieuwe PST bestand bijgekomen. Deze is nu nog leeg. U kunt e-mails slepen vanuit de inbox naar uw PST bestand.

Het eigenschappen scherm

Door rechts te klikken op de naam van de PST file, krijgt u onderstaand menu te zien. Ik zal een aantal opties bespreken, te beginnen met Eigenschappen voor....

Een interessante optie is de Mapgrootte. Zoals de naam al suggereert kunt u hier zien hoe groot de folder is.

U ziet dat deze folder 288 kB groot is. Er zijn geen submappen aangemaakt.
Klik Sluiten en OK om terug te gaan naar Outlook.

Sub-mappen aanmaken

Klik weer rechts op de naam van uw gegevensbestand en kies nu Nieuw map....Deze optie laat u meer mappen aanmaken in uw PST zodat u nog beter uw e-mails kunt ordenen.

Geef de sub-map een duidelijke naam en kies de locatie waar uw het wilt bewaren. Dit is uw nieuwe PST bestand.

Klik op OK om terug te gaan naar Outlook. Vanuit uw Inbox of PST bestand kunt u e-mails slepen naar deze nieuwe map.

Sluiten

Om te voorkomen dat u een enorme lijst met PST bestanden in Outlook krijgt, kunt u uw gegevensbestanden sluiten. Klik rechts en kies voor de Sluiten optie.

Het bestand, inclusief de sub-mappen, verdwijnt uit Outlook. Wilt u het weer openen, ga dan naar het Bestandsmenu en kies voor Gegevensbestandsbeheer.... U kunt de files in het overzicht plaatsen door te kiezen voor Toevoegen... alsof u een nieuwe PST gaat aanmaken.

Conclusie

U heeft in deze tutorial geleerd waarom het belangrijk is om uw e-mails te verspreiden over meerdere gegevensbestanden. U kunt nu uw e-mails makkelijker backup-pen. Daarnaast bevordert het werken met meerdere PST bestanden de overzichtelijkheid van uw e-mails. U zult merken dat uw makkelijker uw oude e-mails terug vindt.

Toegevoegd: donderdag 10 november 2011

Alle artikelen

Geef een reactie